Demo Voorbereiding Gids

Veel HR-teams beoordelen vendor-demo's vooral op buikgevoel. Maar een gestructureerde aanpak leidt tot betere beslissingen, snellere consensus en minder spijt achteraf. Met deze gids bereid je elke demo professioneel voor.

Use cases voorbereiden

Bereid 3–5 concrete scenario's voor die jullie dagelijks tegenkomen:

Onboarding: "Laat zien hoe een nieuwe medewerker in Nederland wordt aangemeld, inclusief contractgeneratie en portal-toegang."

Verlofaanvraag: "Loop door het volledige verlofproces vanuit medewerker, manager en HR-perspectief."

Rapportage: "Toon hoe we maandelijks verzuimcijfers per afdeling rapporteren."

Mutatie: "Demonstreer een functiewijziging inclusief salaris-aanpassing en workflow-goedkeuring."

Offboarding: "Hoe ziet het uitdienstproces eruit, inclusief checklists en systeemtoegang-intrekking?"

Scorekaart opstellen

Maak een gestandaardiseerde scorekaart zodat alle aanwezigen op dezelfde criteria beoordelen:

Score per criterium op een schaal van 1–5, met toelichting.

Team briefen

Deel de use cases en scorekaart vooraf met alle aanwezigen

Wijs rollen toe: wie let op UX, wie op techniek, wie op proces-fit

Spreek af dat vragen aan het einde worden gebundeld

De juiste vragen stellen

Over de workflow:

"Hoeveel klikken kost het voor een manager om een verlofaanvraag goed te keuren?"

"Kan dit proces worden aangepast als onze policy verandert?"

"Hoe gaat het systeem om met uitzonderingen?"

Over integraties:

"Hoe wordt data gesynchroniseerd met ons payroll-systeem?"

"Wat gebeurt er als een integratie faalt — is er error-handling en alerting?"

"Kunnen we zelf nieuwe integraties bouwen via de API?"

Over de gebruikerservaring:

"Mogen we even zelf klikken in het systeem?"

"Hoe ziet de mobiele ervaring eruit voor medewerkers?"

"Hoe snel laden de pagina's met 500+ actieve gebruikers?"

Over support en toekomst:

"Wat gebeurt er als we een bug vinden — hoe snel wordt die opgelost?"

"Welke features staan gepland voor de komende 6 maanden?"

"Hoeveel procent van feature-requests wordt daadwerkelijk gebouwd?"

Let op rode vlaggen

Vendor wijkt af van jouw use cases naar hun "happy path"

Vage antwoorden op integratie- of beveiligingsvragen

"Dat kan in een volgende versie" zonder concrete planning

Geen mogelijkheid om zelf in het systeem te klikken

Overmatig gebruik van slides in plaats van live product

Directe evaluatie (binnen 24 uur)

Laat iedereen individueel de scorekaart invullen — vóór groepsdiscussie

Plan een 30-minuten debrief met het projectteam

Noteer per vendor: top-3 pluspunten en top-3 zorgen

Documenteer openstaande vragen voor follow-up

Vergelijking maken

Zet de ingevulde scorekaarten naast elkaar en bereken gewogen scores. Bespreek waar scores sterk uiteenlopen — dit zijn de punten die extra aandacht verdienen.

Follow-up vragen sturen

Stuur binnen een week een lijst met openstaande vragen naar de vendor. Let op hoe snel en hoe grondig ze reageren — dit zegt veel over hun service na aankoop.