50 Vragen voor je HR-Tech Inkoop

Bij het selecteren van HR-technologie is het makkelijk om overweldigd te raken door demo's, sales-pitches en feature-lijsten. Een gestructureerde vragenlijst zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet en dat je vendors eerlijk kunt vergelijken.

Deze 50 vragen zijn onderverdeeld in 8 categorieën die samen het volledige spectrum van een HR-tech evaluatie dekken.

1. Welke kernmodules zijn standaard inbegrepen en welke zijn optionele add-ons?
2. Hoe verhoudt jullie product zich tot onze must-have requirements?
3. Kunnen we workflows en processen aanpassen zonder ontwikkelaar?
4. Hoe vaak worden nieuwe features uitgebracht en wie bepaalt de roadmap?
5. Is er een self-service portaal voor medewerkers en managers?
6. Ondersteunen jullie meerdere talen in de interface?
7. Hoe gaan jullie om met land-specifieke wet- en regelgeving (bijv. AVG, WVP)?
8. Kunnen we een sandbox- of testomgeving gebruiken vóór go-live?

1. Welke standaard integraties bieden jullie aan (payroll, ATS, boekhouding)?
2. Hebben jullie een open API? Zo ja, REST of GraphQL?
3. Hoe verloopt de data-uitwisseling — realtime, batch, of handmatig?
4. Ondersteunen jullie SSO (Single Sign-On) via SAML of OIDC?
5. Welke webhooks of event-triggers zijn beschikbaar?
6. Is er een marketplace of partner-ecosysteem voor extra koppelingen?
7. Hoe gaan jullie om met legacy-systemen die we nog gebruiken?

1. Wat is de gemiddelde doorlooptijd van implementatie tot go-live?
2. Welke resources (intern/extern) zijn nodig tijdens de implementatie?
3. Bieden jullie datamigratie aan vanuit ons huidige systeem?
4. Hoe ziet het trainingsplan eruit voor admins en eindgebruikers?
5. Is er een dedicated implementatiemanager of Customer Success Manager?
6. Welke risico's zien jullie bij onze specifieke situatie?
7. Hoe verloopt de overdracht van implementatie naar support?

1. Waar worden onze gegevens opgeslagen (datacenter locatie)?
2. Welke certificeringen hebben jullie (ISO 27001, SOC 2, NEN 7510)?
3. Hoe verloopt de backup- en disaster recovery-procedure?
4. Wie is eigenaar van de data en wat gebeurt er bij contract-beëindiging?
5. Hoe gaan jullie om met datalekken en meldplichten?
6. Kunnen we data-verwerkingsovereenkomsten (DPA) afsluiten?
7. Hoe wordt toegang tot gevoelige data beheerd en gelogd?

1. Wat zijn de support-uren en beschikbare kanalen (chat, telefoon, e-mail)?
2. Wat zijn de gegarandeerde responstijden (SLA's)?
3. Is er Nederlandstalige support beschikbaar?
4. Hebben jullie een kennisbank of community forum?
5. Hoe wordt feedback van klanten meegenomen in productontwikkeling?
6. Wat is jullie gemiddelde klanttevredenheidsscore (NPS/CSAT)?

1. Wat is het prijsmodel (per medewerker, per module, flat fee)?
2. Welke kosten zitten niet in de standaardlicentie (implementatie, training, support)?
3. Zijn er minimale contractperiodes of opzegtermijnen?
4. Hoe werkt prijsaanpassing bij groei of krimp van ons personeelsbestand?
5. Zijn er kortingen bij meerjarige contracten?
6. Wat zijn de kosten voor extra modules of toekomstige upgrades?

1. Hoe schaalbaar is het platform bij snelle groei (bijv. overnames)?
2. Ondersteunen jullie multi-entity of multi-country setups?
3. Wat is de product-roadmap voor de komende 12–24 maanden?
4. Hoe stabiel is jullie organisatie financieel (funding, omzet)?
5. Hoeveel klanten in ons segment bedienen jullie momenteel?

1. Kunnen jullie referenties delen van vergelijkbare klanten in onze branche?
2. Hebben jullie case studies beschikbaar die resultaten aantonen?
3. Wat is het gemiddelde implementatiesucces-percentage?
4. Mogen we met een bestaande klant spreken over hun ervaring?

• Vóór de demo: Stuur de relevante vragen vooraf naar de vendor zodat ze zich kunnen voorbereiden
• Tijdens de demo: Gebruik de lijst als scorekaart en noteer antwoorden direct
• Na de demo: Vergelijk de antwoorden van verschillende vendors naast elkaar
• Bij onderhandeling: Gebruik onbeantwoorde vragen als onderhandelingspunten