Privacybeleid

OptioCompany, handelend onder de naam OptioHR (hierna: "OptioHR", "wij", "ons") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid informeert u over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan wanneer u onze website bezoekt en onze diensten gebruikt. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Versie 2.0 – 4 augustus 2026.

OptioCompany (h.o.d.n. OptioHR), eenmanszaak, gevestigd te Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98674528, btw-identificatienummer NL005350183B02, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens: privacy@optiocompany.com, website: www.optiohr.com

2.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam, functietitel, bedrijfsomvang
• Accountgegevens (e-mail als gebruikersnaam, wachtwoord in gehashte vorm)
• Communicatievoorkeuren
• Inhoud van berichten en correspondentie
• Intakegegevens: Informatie die u verstrekt bij het invullen van de intake (HR-tech-categorie, requirements, situatiebeschrijving, budget-indicaties, voorkeuren)
• Gespreksinhoud: Wanneer u de intake voert via onze AI-assistent, leggen wij het volledige gesprek vast

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

• IP-adres en apparaatgegevens (browsertype, besturingssysteem)
• Gebruiksgegevens (bezochte pagina's, klikgedrag, sessieduur) – alleen na uw toestemming via onze cookiebanner
• Cookies en vergelijkbare technieken (zie ons Cookiebeleid)
• Verwijzingsbronnen (hoe u op ons platform bent gekomen)

2.3 Gegevens van derden

• Bedrijfsinformatie uit openbare bronnen (bijv. KvK, LinkedIn) ten behoeve van vendor-verificatie
• Gegevens van leveranciers: Om ons leveranciersregister op te bouwen verzamelen wij bedrijfsgegevens uit openbare bronnen: bedrijfsnaam, categorie, vestigingsplaats en een algemeen bedrijfsadres zoals info@. Dat zijn geen persoonsgegevens. Gegevens van een individuele contactpersoon leggen wij alleen vast als die persoon daar toestemming voor heeft gegeven; zie §6.
• Gegevens die tijdens een telefonisch intakegesprek zijn vastgelegd door een belbureau dat namens ons werkt. U ontvangt die intake per e-mail ter controle en kunt hem corrigeren voordat wij hem in behandeling nemen.

2.4 Gegevens die wij liever niet ontvangen

Onze intake bevat open vragen over uw situatie. Wij vragen u daarin geen gegevens over individuele medewerkers in te vullen — geen namen, en geen gegevens over gezondheid, verzuim of arbeidsconflicten die tot een persoon herleidbaar zijn. Wij hebben die gegevens niet nodig om u aan de juiste leverancier te koppelen. Treffen wij ze toch aan, dan verwijderen wij ze zodra wij dat opmerken.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Deze termijnen worden geautomatiseerd afgedwongen. Na afloop verwijderen wij de persoonsgegevens of maken wij ze onherleidbaar; onderliggende zakelijke gegevens (zoals het feit dát een traject heeft plaatsgevonden) kunnen zonder persoonsgegevens bewaard blijven.

Onze dienstverlening werkt met een gefaseerd model voor het delen van gegevens:

• Fase 1 – Anonieme matching: Na het indienen van een aanvraag worden uw inkoopbehoefte en criteria in geanonimiseerde vorm gedeeld met relevante Vendors op het platform. In deze fase zijn uw identiteit en contactgegevens niet zichtbaar voor Vendors.
• Fase 2 – Unlock door Vendor: Een Vendor kan ervoor kiezen uw volledige profiel te ontgrendelen door credits te gebruiken. Op het moment van ontgrendeling worden uw volledige intake en contactgegevens zichtbaar voor de betreffende Vendor. U wordt hiervan op de hoogte gesteld. De doorgifte na ontgrendeling is noodzakelijk voor de uitvoering van de door u gevraagde dienst (art. 6 lid 1 onder b AVG).
• Fase 2 – Zichtbaarheid Vendor voor Buyer: Na ontgrendeling krijgt u als Koper toegang tot het volledige profiel van de betreffende Vendor, inclusief contactgegevens.

Let op: vanaf het moment van ontgrendeling is de Vendor zelf verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens. Wij verplichten Vendors contractueel om die gegevens uitsluitend te gebruiken voor het contact waar u om heeft gevraagd, maar wij kunnen ze niet namens u terughalen. Een verzoek tot verwijdering richt u in dat geval ook rechtstreeks aan de Vendor.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden voor marketingdoeleinden.

Verwerkers en ontvangers: Wij maken gebruik van de volgende partijen:

Met alle partijen die als verwerker optreden sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.

Wij gebruiken taalmodellen van Anthropic en Google om onze dienst te leveren. Concreet gaat het om:

• De AI-intake: het gesprek dat u voert om uw behoefte in kaart te brengen. De inhoud van dat gesprek wordt naar het taalmodel gestuurd.
• Samenvatten en beoordelen: wij laten intakes automatisch samenvatten en op volledigheid beoordelen, zodat wij ze sneller kunnen behandelen.
• Stakeholderonderzoek: als u collega's bevraagt via onze afstemtool, worden hun antwoorden samengevat. Die antwoorden zijn niet anoniem; dat wordt vooraf aan de deelnemers gemeld.
• Leveranciersonderzoek: het aanvullen van openbare informatie over leveranciers.

Deze verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten. Wij maken met deze partijen de afspraak dat uw gegevens niet worden gebruikt om hun modellen te trainen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Ons matchingalgoritme koppelt Kopers aan Vendors. Daarnaast kennen wij automatisch een kwalificatiescore en een categorie toe aan een aanvraag, wat invloed heeft op de prijs die een Vendor betaalt om de aanvraag te ontgrendelen. Dit betreft geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen als bedoeld in artikel 22 AVG: de uiteindelijke keuze voor een Vendor blijft altijd bij de Koper, en de score heeft geen gevolgen voor wat u als Koper betaalt. U kunt op grond van artikel 21 AVG bezwaar maken tegen deze profilering.

Wij houden een register bij van HR-tech-leveranciers, opgebouwd uit openbare bronnen zoals bedrijfswebsites en de Kamer van Koophandel. Daarin staan bedrijfsgegevens: naam, categorie, vestigingsplaats en een algemeen bedrijfsadres. Dat zijn geen persoonsgegevens en deze paragraaf gaat daar niet over.

Sinds 5 augustus 2026 leggen wij van individuele contactpersonen niets meer vast zonder hun toestemming. Wij vroegen voorheen aan een geautomatiseerde dienst om naam, functie en e-mailadres van bijvoorbeeld de directeur of de commercieel verantwoordelijke van een website te halen. Dat doen wij niet meer, en de gegevens die op die manier waren verzameld zijn verwijderd. Ons systeem weigert een contactpersoon vast te leggen zolang er geen toestemming is geregistreerd, met datum en herkomst.

• Welke gegevens, als u wél toestemming gaf: naam, functie en zakelijk e-mailadres, met de vastlegging wanneer en hoe u die toestemming gaf.
• Waarom: om contact met u te kunnen onderhouden over deelname aan ons platform.
• Wat u kunt doen: u kunt zich met één klik afmelden via de link onderaan elke e-mail — voor uzelf of voor uw hele organisatie. U kunt ook bezwaar maken, inzage vragen of verwijdering verzoeken via privacy@optiocompany.com. Wij verwijderen uw gegevens dan zonder nadere voorwaarden.

Wij verwerken uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte; onze database staat in Ierland. Een deel van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten, zoals aangegeven in de tabel in §4. Voor die doorgifte treffen wij passende waarborgen:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waar van toepassing
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie
• Aanvullende maatregelen waar de omstandigheden daarom vragen

Op verzoek verstrekken wij nadere informatie over de getroffen waarborgen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS/HTTPS)
• Toegangsbeheer op rijniveau in onze database, zodat gebruikers alleen hun eigen gegevens kunnen benaderen
• Verificatie in twee stappen, verplicht voor medewerkers met toegang tot de beheeromgeving
• Vastlegging van beheerhandelingen
• Periodieke beoordeling van onze beveiligingsmaatregelen

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG): U kunt verzoeken uw gegevens te wissen ("recht op vergetelheid").
• Recht op beperking (art. 18 AVG): U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder de profilering beschreven in §5.
• Recht op intrekking toestemming: Indien verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Uw cookievoorkeuren wijzigt u via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina; voor e-mail gebruikt u de afmeldlink in het bericht.

U kunt uw rechten uitoefenen via privacy@optiocompany.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Bij complexe of meerdere verzoeken kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen; wij informeren u daarover.

Heeft u gegevens gedeeld met een Vendor via een ontgrendeling, houd er dan rekening mee dat u zich voor die kopie ook tot de Vendor zelf moet wenden (zie §4).

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare opslag (zoals localStorage). Voor een volledig overzicht verwijzen wij naar ons Cookiebeleid. In het kort:

• Noodzakelijk: inlogsessie, taalvoorkeur, tijdelijk opgeslagen formulieren, cookievoorkeuren. Geen aparte toestemming vereist.
• Analytics (met toestemming): Microsoft Clarity, Google Tag Manager, Google Analytics en Vercel Analytics. Alleen na uw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, volgens de termijnen in de tabel in §3. Deze termijnen worden geautomatiseerd toegepast. Na afloop verwijderen wij de persoonsgegevens of maken wij ze onherleidbaar, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

Afmeldingen voor e-mail bewaren wij wél onbeperkt: alleen zo kunnen wij voorkomen dat u opnieuw wordt benaderd.

Wij hanteren een procedure voor het vaststellen, beoordelen en melden van datalekken. Wanneer een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, informeren wij u daarover zo snel als redelijkerwijs mogelijk is, in begrijpelijke taal.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met vermelding van de datum van laatste wijziging. Bij materiële wijzigingen stellen wij u daarvan op de hoogte en vragen wij, waar dat vereist is, opnieuw om uw toestemming.

OptioCompany (h.o.d.n. OptioHR) – KvK 98674528 – BTW NL005350183B02 – Gevestigd te Nederland. E-mail: privacy@optiocompany.com – Website: www.optiohr.com

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).