Waarom een RFP?
RFP vs. RFI: Wat is het verschil?
| RFI (Request for Information) | RFP (Request for Proposal) | |
|---|---|---|
| Doel | Marktverkenning, longlist | Concrete aanbieding, shortlist |
| Fase | Oriëntatie | Selectie |
| Diepgang | Breed, globaal | Specifiek, gedetailleerd |
| Tijdsinvestering | 2–4 uur schrijven | 8–16 uur schrijven |
| Verwachte respons | Productsheet + capabilities | Offerte + plan van aanpak |
**Tip**: Bij minder dan 5 potentiële vendors kun je de RFI overslaan en direct een compacte RFP sturen.
Structuur van een effectieve RFP
1. Introductie & Context (1 pagina)
Geef vendors voldoende context om een relevant voorstel te doen:
2. Functionele Requirements (2–3 pagina's)
Gebruik het MoSCoW-framework en vraag vendors per requirement aan te geven:
| Requirement | Prioriteit | Standaard | Configureerbaar | Custom | Niet mogelijk |
|---|---|---|---|---|---|
| Digitaal personeelsdossier | Must | ||||
| Manager self-service | Must | ||||
| Verzuimregistratie (WVP) | Must | ||||
| Custom workflows | Should | ||||
| Predictive analytics | Could |
3. Technische Requirements (1–2 pagina's)
4. Implementatie & Support (1 pagina)
5. Commercieel (1 pagina)
Vraag vendors om een duidelijke prijsopgave:
6. Evaluatiecriteria (½ pagina)
Wees transparant over hoe je beoordeelt:
| Criterium | Weging |
|---|---|
| Functionele fit | 30% |
| Technische geschiktheid | 20% |
| Implementatie-aanpak | 15% |
| Prijs-kwaliteit | 20% |
| Vendor-stabiliteit & references | 15% |
7. Proces & Planning (½ pagina)
Template: Begeleidende brief
Geachte [vendor],
Hierbij nodigen wij u uit om een voorstel in te dienen voor de levering van [HR-technologie scope] voor [bedrijfsnaam].
Onze organisatie telt [X] medewerkers verdeeld over [Y] locaties in [landen]. Wij zijn op zoek naar een oplossing die onze HR-processen digitaliseert en onze medewerkerservaring verbetert.
Bijgevoegd vindt u onze RFP met gedetailleerde requirements en evaluatiecriteria. Wij verzoeken u uw voorstel uiterlijk [datum] in te dienen via [e-mailadres].
Vragen kunt u tot [datum] stellen aan [contactpersoon] via [e-mail].
Wij zien uw voorstel met belangstelling tegemoet.